İrsaliye; genel itibari ile satıcı tarafından hazırlanan ve herhangi bir malın satış işlemenin tamamlanmasının ardından elde edilen bedelin tutarını gösteren bir belge olarak tanımlanmaktadır. İrsaliye yani söz konusu belgeler; mal ya da ürünün satışının tamamlanmasından sonra verilen belgelerdir. Fatura şeklinde düzenlenmiş olan belgelerin üzerinde çeşitli bilgilerin de bulundurulması zorunlu hale getirilmiştir. Bu bilgilerin eksik olması durumunda, irsaliye belgesi geçersiz olacaktır. Faturanın geçersiz olmaması ve belge niteliğini muhafaza edebilmesi için bilgilerin eksiksiz olarak girilmiş olması gerekmektedir. Bundan dolayı da irsaliye belgesinin fatura niteliğinde sayılması için; o faturanın hangi satıcı tarafından hazırlandığı, ne kadarlık bir tutarı olduğu, alınan tutar karşılığında ne satıldığı, malın hangi tarihte satıldığı ve kaç adet satıldığı gibi oldukça açıklayıcı bilgilerin yer alması gerekmektedir.
İrsaliye ve Faturanın Farkı Nedir?
İrsaliye ve fatura sıkça karıştırılan terimlerdir. Ancak fatura olmayan sevk irsaliyesi; satıcı tarafından hazırlanan, açıklayıcı bir belgedir. Ancak fatura ile sevk irsaliyesi arasında çeşitli farklar söz konusudur. İlk olarak bilinmesi gereken başlıca unsur; sevk irsaliyesinin fatura yerine kullanılamayacağıdır. Malın satışının yapılması halinde, o mal gerekli adrese teslim edilirken, sevk irsaliyesinin düzenlenmesi gerekmektedir. Malın depodan çıkarılması için ve malın gereken yere teslim edildiğinin kanıtı olarak; belge satıcı firma tarafından imzalanmaktadır. Alıcı tarafından ise malın teslim alındığına dair imzalanması gerekmektedir. Bu belgenin imzalanmaması, malın teslim edilmediğini ortaya koyar. Fakat belgede imza varsa o malın teslimi gerçekleşmiş olarak kabul edilir.
İrsaliyeli Fatura Nedir?
Fatura ve sevk irsaliyesi ile beraber bir de sevk irsaliyeli faturadan bahsedilmektedir. Genel itibari ile fatura ve sevk irsaliyesi satıcı firma tarafından ayrı olarak hazırlanan bir unsurdur. Fakat çeşitli durumlarda bu iki belgenin birlikte hazırlanmasına ihtiyaç duyulabilir. Fatura ve sevk irsaliyesinin beraber hazırlandığı durumlarda meydana çıkan belgeye sevk irsaliyeli fatura adı verilmektedir. Bu evrak üzerinde hem fatura bilgileri yer alır hem de sevk ile ilgili bilgiler mevcut olur. Satıcı firma bu sevk irsaliyeli faturanın çeşitli hazırlama şartları bulunmaktadır. Örnek olarak; söz konusu evrakların 3 adet olacak şekilde hazırlanması gerekir. Eğer 3 adetten az hazırlanmış ise yasal olarak bu evrak hazırlanmamış kabul edilir. Bunun yanı sıra evrakların üzerinde sevk irsaliyeli olduğu de belirtilmelidir. Fatura ya da sevk irsaliyeleri, kalem ya da yazıcıdan çıktı alınarak doldurulabilir. Bilgisayar çıktıları ise günümüzde daha yaygın biçimde tercih edilmektedir.
İrsaliye; tarih, seri ve sıra numarası takip edilerek kesilmelidir. Bunun yanı sıra irsaliyenin düzenlenmesi ile beraber 7 gün içinde faturası kesilmesi zorundadır. Bunun yanı sıra, sevk edilen malların cinsi, miktarı, nereden nereye sevk edildiği, malın teslim tarihi de belirtilmelidir. Fatura; irsaliyenin düzenlendiği ay ve düzenlendiği yıldan, farklı bir ay ve yıla kesilemez. Mal ya da ürünlerin teslimini belirtilen ve kanıtlayan en önemli belge; sevk irsaliyesidir Sevk irsaliyesi en az üç nüsha olarak düzenlenmelidir. Aksi halde geçerliliği olmayacaktır. Bunun yanı sıra düzenlenmiş olan iki nüsha mutlaka malı taşıyan taşıtta mevcut olmalıdır. En az 3 kopya olarak düzenlenmemiş olan sevk irsaliyeleri hiç oluşturulmamış sayılacağı için dikkat edilmesi gereken en önemli kuralların başında gelir. Bu durumda her bir sevk irsaliyesi için özel usulsüzlük cezası kesilecektir. Mal sevkiyatında düzenlenmiş olan sevk irsaliyelerinin taşıtta bulundurulması zorunludur. Bundan dolayı da yapılan kontrollerde sevk irsaliyesinin nakil aracında bulundurulmaz ise malı taşıyan veya taşıttıran (alıcı veya satıcı) adına her bir sevk irsaliyesi için cezası kesilir.
İrsaliye Nedir?
İrsaliye, en basit tanımıyla satıcı tarafından düzenlenen ve herhangi bir malın teslimi sürecinde düzenlenen resmi belgedir. Türk Ticaret Hukuku ve Vergi Usul Kanunu açısından büyük önem arz eden bu belge, ticari hayatta alıcı ve satıcı arasında hukuki bağlayıcılık oluşturan en temel evraklardan biridir.
İrsaliye; çoğunlukla sevk irsaliyesi olarak karşımıza çıkar. Bu belgede, malın kime, hangi tarihte, hangi adrese, hangi miktarda ve hangi şartlarla gönderildiği detaylı olarak belirtilmek zorundadır. Malın fiili sevkiyatının belgesi niteliğinde olduğundan, yalnızca ticari uyuşmazlıklarda değil, vergi denetimlerinde de hayati önem taşır.
İrsaliyenin Hukuki Dayanağı
Türkiye’de irsaliye düzenlenmesi zorunluluğu;
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK)
- Türk Ticaret Kanunu (TTK)
- Katma Değer Vergisi Kanunu (KDVK)
ile birlikte düzenlenmiştir. Özellikle VUK’un 230. maddesi, fatura ve irsaliye gibi belgelerde bulunması gereken asgari bilgileri açıkça düzenler.
Buna göre bir irsaliye üzerinde;
- Düzenleyenin adı, unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası,
- Müşterinin adı, unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası,
- Malın cinsi, miktarı, sevk tarihi,
- Düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası,
yer almak zorundadır.
Bu bilgilerin eksikliği halinde irsaliye geçersiz sayılacaktır.
İrsaliye ve Fatura Arasındaki Fark
Ticari hayatta sıkça karıştırılan iki temel belge vardır: fatura ve irsaliye.
- Fatura: Malın satıldığını veya hizmetin verildiğini ispatlayan, bedelini ve KDV oranlarını içeren belgedir.
- Sevk İrsaliyesi: Malın fiilen sevk edildiğini, depodan çıktığını ve alıcıya ulaştırıldığını gösteren belgedir.
Temel fark şudur: Fatura, satış işlemini belgelendirirken; irsaliye, satış konusu malın teslimatını ve sevkini belgelendirir.
İrsaliyeli Fatura Nedir?
Uygulamada sıkça karşılaşılan bir diğer belge türü ise irsaliyeli faturadır. Bu belge, fatura ve sevk irsaliyesinin tek belgede birleşmiş halidir.
- Hem satış işlemini hem de malın sevkini aynı anda ispat eder.
- En az 3 nüsha düzenlenmesi zorunludur.
- Üzerinde mutlaka “Sevk İrsaliyeli Fatura” ibaresi bulunmalıdır.
- Mal sevki sırasında araçta bulunması gerekir.
İrsaliyeli fatura sayesinde, hem irsaliye hem de fatura düzenleme yükümlülüğü tek belgede karşılanmış olur.
İrsaliye Düzenleme Kuralları
İrsaliyenin geçerli sayılabilmesi için uyulması gereken bazı kurallar vardır:
- Tarih, seri ve sıra numarası takip edilerek düzenlenmelidir.
- Düzenlendiği tarihten itibaren 7 gün içinde faturaya dönüştürülmelidir.
- Malın cinsi, miktarı, nereye gönderildiği ve teslim tarihi eksiksiz yazılmalıdır.
- En az üç nüsha düzenlenmelidir.
- Sevk sırasında iki nüsha mutlaka araçta bulunmalıdır.
Bu şartların yerine getirilmemesi halinde belge düzenlenmemiş sayılır ve cezai yaptırım uygulanır.
İrsaliye Türleri
İrsaliyeler, kullanım amacına göre farklı türlere ayrılmaktadır:
- Sevk İrsaliyesi: Malın bir yerden başka bir yere naklini belgeleyen en yaygın türdür.
- Satış İrsaliyesi: Mal satışına bağlı olarak düzenlenen, bedeli içeren türdür.
- Taşıma İrsaliyesi: Taşımacılık faaliyetlerinde malın taşındığını ispatlayan belgedir.
- İade İrsaliyesi: Alıcının malı iade etmesi halinde düzenlenir.
- Toptan Satış İrsaliyesi: Özellikle büyük perakendeciler tarafından kullanılır.
İrsaliye Düzenlemenin Önemi
İrsaliye yalnızca bir kağıt parçası değil, mali ve hukuki sonuçları olan resmi bir evraktır.
- Vergisel Önemi: Denetimlerde malın kaynağını ispatlar.
- Ticari Önemi: Alıcı ve satıcı arasındaki mal hareketini belgelendirir.
- Hukuki Önemi: Malın teslim edildiğini veya edilmediğini kanıtlar.
İrsaliye Düzenlenmezse Ne Olur?
İrsaliye düzenlenmediği takdirde Vergi Usul Kanunu’na göre özel usulsüzlük cezası uygulanır.
- Her bir irsaliye için ayrı ayrı ceza kesilir.
- Araçta irsaliye bulundurulmazsa, hem satıcı hem de taşıyan sorumlu tutulur.
- Tekrarı halinde cezalar katlanarak artar.
Örneğin, bir denetimde aracında irsaliye bulundurmayan işletmeye binlerce lira ceza kesilebilir.
İrsaliye ve Dijital Dönüşüm: E-İrsaliye
Günümüzde irsaliye belgeleri artık e-irsaliye olarak elektronik ortamda düzenlenebilmektedir.
- Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından geliştirilen e-belge sistemleri kapsamında e-irsaliye, e-fatura ve e-arşiv uygulamaları entegre edilmiştir.
- E-irsaliye ile birlikte kağıt kullanımına gerek kalmaz.
- Sistem üzerinden elektronik imza ile doğrulanır ve güvence altına alınır.
- Dijital dönüşüm sayesinde hız, güvenlik ve maliyet avantajı sağlanır.
Sonuç
İrsaliye, ticari hayatın ayrılmaz bir parçasıdır. Malın sevkiyatı ve teslimatı sürecinde düzenlenen bu belge, hem vergi denetimleri hem de ticari uyuşmazlıkların çözümü için hayati öneme sahiptir.
- Fatura ile farkı: Fatura satış işlemini belgelendirirken, irsaliye teslimatı belgelendirir.
- İrsaliyeli fatura: Hem fatura hem irsaliyeyi tek belgede birleştirir.
- Kurallara uyulmaması halinde: Özel usulsüzlük cezaları gündeme gelir.
- E-İrsaliye ile: Ticari belgeler dijitalleşmekte, süreçler hızlanmakta ve çevreci bir çözüm sağlanmaktadır.
